Gestión eficaz de las órdenes de cambio para profesionales de la vivienda inteligente

Fijar las expectativas desde el principio

Los cambios de alcance conllevan invariablemente trabajo adicional, por lo que los integradores deben ser francos al respecto desde el principio. Durante el proceso de venta, debe definir un marco claro para la solicitud de una orden de cambio. Este marco debe incluir:

• Precios de las distintas opciones
• Plazos para el proceso de aprobación
• Posibles alteraciones del calendario del proyecto.

Esto le ayudará a protegerse en caso de que el cliente se muestre indeciso. El alcance original del trabajo debe incluir resultados, costes y plazos claros y detallados. El proceso de gestión de las órdenes de cambio debe indicar exactamente cómo se verán afectados en caso de que el cliente cambie de opinión.

Es importante fijar expectativas para que el cliente esté satisfecho con los costes y el progreso. Asimismo, es beneficioso para todo el equipo del proyecto, incluidos los propietarios, que pueden comunicarse con los miembros del equipo, los subcontratistas y otras partes interesadas.

Seguimiento, presupuestación y facturación de las órdenes de cambio

El seguimiento de las órdenes de cambio es esencial para evitar la pérdida de ingresos y la temida «ampliación del alcance», es decir, modificaciones imprevistas fuera del contrato original.

Puede que no siempre cobre por cada cambio fuera del alcance del proyecto. Puede que tenga una buena relación laboral con el cliente o que el cambio sea insignificante para sus márgenes de beneficio. Sin embargo, las órdenes de cambio en la construcción deben documentarse para protegerse en el futuro y mostrar cuidado y diligencia. Considere la posibilidad de recurrir a un administrador de contratos para agilizar el proceso de seguimiento.

A continuación, piense en las implicaciones financieras de las órdenes de cambio. Debes hacer un seguimiento y facturar los cambios solicitados en tiempo real para que el cliente esté siempre al tanto y para que los costes sean totalmente exactos. Lo mejor es aplicar un enfoque de «facturar pronto, facturar a menudo». Esto mantiene a los clientes informados en todo momento, en lugar de recibir un importe global inesperado por nuevos trabajos al final del proceso de construcción.

Por último, no olvides facturar el tiempo administrativo y la gestión del proyecto. Aunque dispongas de una plantilla de órdenes de cambio, estas actualizaciones afectarán a los plazos del proyecto en su conjunto. Hacer un seguimiento del progreso del proyecto lleva tiempo, pero merece la pena. Por ejemplo, puede haber RFI (solicitudes de información), y una documentación adecuada puede reducir el riesgo de disputas.

Valore su tiempo para todos los cambios del proyecto, desde los costes de material hasta el papeleo, y no comprometerá la rentabilidad.

Convertir las órdenes de cambio en una oportunidad de beneficio

Dependiendo del tipo de cambio solicitado, puede haber fantásticas oportunidades de venta. Por ejemplo, el proyecto original puede estar utilizando una versión de software más antigua o limitarse a una sola pieza de tecnología doméstica.

Si su cliente solicita un cambio, enséñele las ventajas de una actualización. Por ejemplo, podrían pedir más iluminación exterior. En este caso, usted podría recomendar sensores de movimiento para la seguridad. Los motivos más comunes para realizar cambios en los proyectos de construcción son

• Seguridad
• Mejoras tecnológicas
• Comodidad (como dispositivos de manos libres para el hogar).

Esta es su oportunidad de fijar el precio de los cambios con márgenes iguales o superiores a los del presupuesto original. Una vez más, un proceso de propuesta de cambios bien estructurado ayudará al cliente a entender los costes del proyecto y las ventajas de elegir esta nueva tecnología.

A largo plazo, puedes analizar proyectos anteriores para hacer previsiones para los futuros. Por ejemplo, el ciclo de vida de algunas tecnologías es más corto que el de otras, así que puedes analizar las tendencias para ver qué es más rentable. Esto puede afectar a tus ventas en el futuro, o incluso puedes añadir una cláusula en tu contrato de construcción para futuras actualizaciones.