Optimización de los costes laborales y la productividad de los empleados en empresas de integración

Comprensión de la carga laboral

Contabilizar los costes laborales implica calcular la "carga laboral". Si bien el personal solo considera el salario neto, los empresarios deben considerar otras cargas, desde beneficios sociales hasta costes de formación.

Al sumar todo esto, obtenemos la "tarifa laboral con carga laboral completa", que influye en nuestros precios. Esta suele ser entre 1,25 y 2 veces superior al coste de la mano de obra por hora, que debe incluirse en la tarifa de facturación final. Es importante no confundir esto con la factura final, ya que el importe que paga el cliente debe cubrir todos los costes y generar beneficios.

Cargas laborales típicas y cómo calcularlas

Para calcularlo, debe evaluar el costo por hora de cada empleado. Tenga en cuenta que su ubicación puede afectar los impuestos y los costos laborales.

Compensación laboral y seguro de responsabilidad civil

Necesitará un seguro para proteger la salud y la seguridad de su personal. Estos pueden considerarse costos laborales variables, ya que dependerán de los trabajos realizados. Debe utilizar sus propios cálculos en lugar de los de la compañía de seguros para garantizar que todos los costos estén cubiertos.

Tiempo libre remunerado (PTO)

El tiempo libre remunerado para el personal a tiempo completo o parcial puede incluir vacaciones y bajas por enfermedad. Beneficios como las vacaciones pagadas pueden aumentar la carga laboral hasta en un 15 %.

Contribuciones al seguro médico

Para mantener la competitividad de los empleadores, muchas empresas ofrecen algún tipo de seguro médico. Este puede incluir seguro dental o de la vista, y puede considerarse un costo fijo, ya que no se ve afectado por el número de horas trabajadas.

Activos de la empresa y cargas adicionales

Otros costes pueden aumentar en función del número de empleados que tenga, como por ejemplo:

• Teléfonos móviles o equipos de comunicación: alrededor del 2 % anual.
• Herramientas pequeñas: costes de sustitución de herramientas rotas o perdidas, que suponen un aumento de alrededor del 1 % anual.
• Costes de vehículos: es importante clasificarlos en combustible, mantenimiento, seguro y depreciación.

Cómo calcular la tasa de mano de obra con todos los gastos incluidos

Para calcular la tasa de mano de obra con todos los gastos incluidos, los propietarios de empresas deben:

1. Codificar los costes reales en cuentas de gastos generales.
2. Asignar cantidades incrementales para los costes de mano de obra, utilizando porcentajes de mano de obra como valor monetario final.
3. Deducir este valor monetario de los gastos generales para cuadrar las cuentas.

Contabilización de los costes de personal: mejores prácticas

Siempre debe registrar y asignar el costo total de la nómina para asegurar una tarifa por hora justa y rentable. Para registrar los costos a lo largo del año, asigne una cantidad incremental.

Por ejemplo, podría haber asignado el 5% para la carga del vehículo de un empleado. Los costos variables, como el combustible, deben asignarse a las cuentas de gastos generales correspondientes. Puede aplicar esta carga a través de la nómina, creando una cuenta de gastos generales (o cuenta de gastos generales negativos) para vehículos.

A medida que se acerca el final del año, tome los costos reales incurridos y réstelos del monto en la cuenta de gastos generales negativos. Si es un número negativo, habrá asignado demasiado. Si es positivo, habrá asignado muy poco. Las cuentas seguirán cuadrando, pero puede aplicar estos aprendizajes al año siguiente.

La utilización de la mano de obra y su impacto en la rentabilidad

Si bien la carga laboral ayuda a controlar los costos, no permite la utilización de la mano de obra. Ningún empleado puede ser 100% productivo el 100% del tiempo, por lo que debemos contabilizarlo en las horas facturables. Las horas no facturables pueden ser las ventajas mencionadas anteriormente, así como los desplazamientos, la asistencia a reuniones u otro tiempo improductivo.

Podemos usar esta fórmula para calcular la utilización de la mano de obra:

Número total de horas facturables / número total de horas pagadas = utilización del empleado.

Entonces, podemos determinar el costo por hora real para un empleado. Supongamos que su utilización es del 70%:

Tasa de carga / utilización = costo por hora real.

Por lo tanto, un empleado con una tasa de carga de 55 €, dividido entre una utilización del 70%, costaría 78,57 € en realidad. Nuestra facturación debe reflejar esto, a la vez que debemos impulsar la eficiencia para obtener el máximo rendimiento de nuestro personal sin aumentar los costos.

Estrategias para mejorar la utilización de los empleados

La buena noticia es que podemos obtener más de nuestro personal sin arriesgarnos a la insatisfacción ni a subir los precios de venta. Por ejemplo:

Establecer objetivos de utilización y realizar un seguimiento del progreso

Enumere las métricas clave que debe monitorear para identificar dónde se podría optimizar el tiempo o dónde el gasto es excesivo. Al revisar periódicamente la utilización de la mano de obra, puede identificar áreas que inhiben la productividad del personal, como conducir demasiado lejos para completar las tareas.

Compromiso de los empleados

Recibir retroalimentación periódica de su personal les ayudará a sentirse más valorados y a aumentar su productividad. Comunique sus expectativas con regularidad para evitar costos ocultos y proporcione informes para comparar las horas con las estimaciones.

Optimización de procesos

Con tus sesiones de retroalimentación, convierte los conocimientos en acciones. Por ejemplo, podrías preguntar al personal dónde creen que están perdiendo el tiempo, como en llamadas innecesarias de gestión de proyectos.

Incentivos y recompensas basadas en el rendimiento para los técnicos.

Los incentivos para empleados pueden ayudar a reducir los costos laborales totales. Por ejemplo, se podrían ofrecer bonificaciones por trabajos que se completen dentro del presupuesto en términos de tiempo, siempre que no afecten la calidad.