Mitigar el fraude laboral: proteger los beneficios de su empresa

¿Qué es el fraude laboral?

El fraude laboral se produce cuando un empleado roba o se apropia indebidamente de activos de la empresa para su beneficio personal. Entre los tipos de fraude laboral se incluyen:

• Malversación de activos: utilizar el dinero de la empresa para beneficio personal, como por ejemplo, desviar beneficios.
• Fraude en los estados financieros: falsear intencionadamente los datos financieros de una empresa.
• Pluriempleo: mantener y ocultar un segundo empleo, lo que genera desconfianza.
• Abuso de gastos: presentar reclamaciones de gastos falsas para obtener beneficios económicos.
• Robo de equipos.

Aunque pasa desapercibido, el fraude laboral es una causa silenciosa pero significativa de la erosión de los beneficios de las empresas.

El triángulo del fraude

Según el criminólogo Donald Cressey, deben darse tres factores para que una actividad se clasifique como fraude laboral. Él lo denomina el «triángulo del fraude», en el que se cruzan la motivación, la racionalización y la oportunidad.

Por ejemplo:

1. Motivación: los empleados deben tener un motivo para cometer fraude, como presiones financieras.
2. Racionalización: los empleados pueden sentirse frustrados y utilizar esto para racionalizar sus acciones.
3. Oportunidad: si no existen medios de prevención, el empleado puede querer actuar.

Aunque es difícil controlar la motivación y la racionalización, podemos centrarnos en la oportunidad y en prevenirla. La clave para disuadir el fraude reside en romper este triángulo del fraude.

Señales reveladoras de fraude

A menudo, los propietarios que descubren un fraude admiten que tuvieron un «presentimiento» o que ignoraron las señales. Hay aspectos generales a los que hay que prestar atención, así como otros específicos de cada función. Por ejemplo:

Señales generales

El personal puede negarse a compartir tareas o incluso a tomarse las vacaciones anuales. Si es evidente que viven por encima de sus posibilidades o que atraviesan dificultades económicas, la combinación de estos factores puede ser un indicio.

Contabilidad

Si observa un número elevado de transacciones anuladas o conciliaciones irregulares, debe considerarlo una señal de alarma.

En el campo

Los empleados pueden inflar sus tarjetas de control horario con horas no rastreables o negarse a utilizar sistemas de cálculo de costes laborales. Incluso pueden hacer un uso indebido de las herramientas o alegar que las han perdido.
Reconocer todos estos patrones puede ser el primer paso para evitar pérdidas económicas significativas.

Controles internos que reducen el riesgo de fraude.

Para reducir el riesgo de fraude, debe crear un proceso o revisión, separación de funciones y niveles de responsabilidad. Esto comienza desde arriba, con los propietarios inculcando activamente una política ética clara. Los controles específicos incluyen:

• Banca: mantener separadas las funciones de pago y conciliación
• Procesamiento: procesos para solicitar aprobaciones y verificar facturas. Se debe evitar el uso de sellos de firma
• Nóminas: verificar tarifas, utilizar tarjetas de control horario y aprobar horas extras
• Campo: garantizar que solo los empleados autorizados puedan realizar compras y realizar un seguimiento del uso de los activos
• Inventario y activos: contar con precisión y proteger todos los equipos.

También puede considerar la posibilidad de introducir canales de denuncia anónimos. La ciberseguridad debe ser un elemento central de todas las operaciones, incluido el cambio periódico de contraseñas.

Crear una cultura de prevención

Los procesos y controles adecuados son solo el principio de la prevención del fraude. Más bien, su empresa debe tener una cultura clara de ética y transparencia.

En la práctica, esto significa formar a los empleados con cursos de actualización periódicos. Debe comunicar sus políticas con claridad a través de herramientas como el correo electrónico o el manual de la empresa, asegurándose de que los empleados las hayan leído y aceptado.

También se debe fomentar la denuncia, garantizando el anonimato total de los empleados. Como líder, es su deber dar ejemplo y actuar con rapidez ante cualquier sospecha. El sistema debe fomentar la confianza en los controles, no en las personas.