La importancia de un plan contable bien estructurado para los integradores

¿Qué es un Plan General de Contabilidad?

Un Plan General de Contabilidad ayuda a clasificar las transacciones financieras de una empresa. Se agrupan por categorías para crear un balance y una cuenta de pérdidas y ganancias. Por ejemplo, podemos tener:

• Ingresos
• Gastos
• Activo
• Pasivo
• Patrimonio

Esta contabilidad funciona con un sistema de «partida doble», lo que significa que cada transacción debe registrar dos cuentas. Por ejemplo, al pagar a un proveedor, podemos tener una cuenta de gastos y una cuenta bancaria o de caja. Los programas informáticos modernos registran estos pagos en la cuenta de gastos y, por defecto, también en la cuenta general de caja.

Los sistemas de este tipo ofrecen una imagen más clara del dinero que entra y sale, lo que resulta ideal para calcular el coste de los trabajos y los gastos generales de la empresa.

Mantener el nivel adecuado de detalle en su COA

Los empresarios deben utilizar categorías de cuentas específicas a la hora de registrar las transacciones. Por ejemplo, etiquetar la actividad de marketing como «gastos de explotación» puede resultar demasiado vago. Es posible que tengamos que ser más detallados para facilitar la elaboración de informes financieros.

Se trata de equilibrio: un exceso de detalle en nuestra información financiera (como etiquetar las grapas y la tinta de impresora) puede dificultar demasiado el análisis de la cuenta de resultados. Las cuentas de los integradores tecnológicos deben estructurarse en categorías como activo circulante, inmovilizado, pasivo circulante y amortizaciones, etc.

Coste de las mercancías vendidas (COGS) y beneficio bruto

Las cuentas financieras de los integradores tienen dos tipos de costes: los gastos generales y el coste de las mercancías vendidas. Los gastos generales no se ven afectados por los distintos trabajos, sino que afectan a las operaciones cotidianas de la empresa, como los servicios públicos y el personal.

Esto significa que son fijos, mientras que los COG se basan en cada trabajo, que debe generar suficientes beneficios para cubrir los gastos generales y mantener la sostenibilidad de la empresa. Por ejemplo:

• Equipos
• Materiales
• Transporte
• Mano de obra in situ

Sin una información precisa sobre el COGS, los integradores corren el riesgo de calcular mal sus márgenes de beneficio. Hay dos fórmulas clave para el beneficio bruto y los márgenes brutos:

Ingresos - COGS = Beneficio bruto

Beneficio bruto / Ingresos = Margen bruto %.

El papel del cálculo del coste de los trabajos en la gestión financiera

Una contabilidad precisa es fundamental para la rentabilidad, y eso se reduce al seguimiento de los trabajos individuales. Sin información detallada sobre los costes de cada trabajo, los integradores podrían estar perdiendo beneficios en un gran trabajo en comparación con otros más pequeños y rentables.

La contabilidad analizará el origen de las pérdidas financieras, como gestores de proyectos, técnicos u otros factores. También puede determinar los precios de futuros trabajos.
Un error común en las pequeñas empresas es crear cuentas COGS separadas para cada trabajo o proveedor. Esto puede llevar tiempo, cuando esos datos financieros pueden estar ya disponibles en el sistema de cuentas a pagar. Una alternativa, cuando se utiliza un programa de contabilidad estándar como Quickbooks, es tener en cuenta el coste individual de cada trabajo como codificación secundaria de todos los gastos. Por ejemplo, podemos utilizar informes de trabajo dentro de las herramientas del sistema.

La importancia del presupuesto para los integradores

Podemos utilizar presupuestos de trabajo para mantener los proyectos individuales en la pista, pero un COA fuerte también ayudará con los presupuestos operativos. Esto ayuda a los integradores a hacer previsiones, utilizando una hoja de cálculo Excel para introducir las ventas previstas y sus gastos asociados. Con las fórmulas anteriores, podemos calcular los márgenes de beneficio y asegurarnos de que cubren los gastos generales.

No tiene por qué ser una ciencia exacta, sino una visión general que facilite la toma de decisiones a largo plazo para la empresa.

Plan de Cuentas recomendado por CEDIA

El ejemplo de Plan de Cuentas de CEDIA ofrece a los integradores tipos de cuenta sugeridos para su sistema. Ofrece una plantilla personalizable, con cada cuenta creada en el orden en que aparecerá en los extractos y números de cuenta asignados.

Hay dos estructuras disponibles:

• Básica: Una vista menos detallada en la que los costes directamente relacionados con los trabajos se incluyen en el COGS.
• Intermedia: Una vista más detallada de los costes específicos de los trabajos, esbozados en la sección COGS así como en las secciones de trabajos individuales.

Estas plantillas personalizables proporcionan una visión más clara del flujo de caja y de la salud financiera general de su empresa. Gracias a subcuentas como las cuentas de activo y pasivo, los integradores pueden detectar posibles pérdidas y hacer previsiones para futuros trabajos. Puede acceder a ellas afiliándose a CEDIA.