Dominar la gestión de inventario en tiempos de incertidumbre

La columna vertebral contable del inventario

Es importante analizar la gestión del inventario desde una perspectiva contable. Puede considerar su inventario como una cuenta de espera, a la espera de ser utilizada. Por ejemplo:

• El equipo adquirido para un trabajo se contabiliza como coste de los productos vendidos (COGS) en la cuenta de resultados (P&L).
• El equipo adquirido sin un trabajo específico en mente se clasifica como activo.

Sin embargo, si este último se utiliza en un trabajo, se convierte en un gasto. Tanto el coste como el precio de venta se reconocen en la cuenta de resultados. Esto significa que tanto el COGS como el precio de venta aparecerán en sus cuentas de resultados. Puede «retener» estos costes incluyéndolos primero en el balance y esperar hasta que se utilicen los artículos.
Aunque se trata de una práctica prudente, hay que evitar algunos escollos.

Los cuatro errores más comunes en la gestión de inventario

Este «paso adicional» en la gestión de inventario puede dar lugar a errores si no se realiza correctamente. Entre ellos se incluyen:

Inventario fantasma

El seguimiento del inventario requiere dos pasos: registrar los artículos específicos por cantidad y precio cuando se compran y, luego, cuando se utilizan en un trabajo. Muchas empresas no realizan el seguimiento de ambos, por lo que si un artículo se utiliza sin documentarlo, es posible que se vuelva a pedir. Esto crea un «inventario fantasma», lo que da lugar a beneficios falsamente inflados.

Inventario negativo

Cuando las ESC compran piezas como una suma global en lugar de registrar cada artículo específico, pueden obtenerse cifras imposibles. Por ejemplo, comprar cinco altavoces en una sola compra y luego vender cinco artículos individuales puede dar lugar a un inventario negativo en su sistema contable.
Esto sobreestima sus costes debido a un valor de inventario inferior al que hay en el almacén. En comparación con el inventario fantasma, el inventario negativo subestima sus beneficios.

Unidades de medida mixtas

La tecnología doméstica inteligente se presenta en muchas formas, pero comprar y vender en diferentes unidades puede causar problemas. Por ejemplo, podemos comprar cable en bobinas y venderlo por metros lineales. Si las unidades no coinciden, esto podría dar lugar a precios inexactos.

Reposición sin seguimiento

Es necesario establecer un proceso para devolver el stock no utilizado al almacén. De lo contrario, su sistema de contabilidad no podrá devolver el coste de los productos vendidos al inventario, lo que dará lugar a una sobrevaloración de los costes de los trabajos y a una subestimación de los costes de inventario.

El coste frente a los beneficios de mantener existencias

Las principales ventajas de la gestión de existencias son un flujo de trabajo ininterrumpido y unos costes más bajos. Es más eficiente tener suministros a mano para los trabajos, y es posible que se beneficie de una reducción de costes con las compras al por mayor.
Por supuesto, mantener inventario conlleva riesgos financieros. Tendrá que pagar por el espacio para almacenar el equipo, así como mantenerlo y protegerlo contra robos, daños u obsolescencia. También puede haber que tener en cuenta costes adicionales de personal. La mejor opción dependerá de la naturaleza de sus trabajos.

Estrategias para un uso más inteligente y eficiente del inventario

Si está seguro de que todas las compras que realiza son para un trabajo, es posible que no necesite ningún inventario. Comprar al por mayor puede ser rentable, pero si no está seguro de dónde se asigna cada artículo, es posible que le convenga más una cuenta de activos general que utilice sumas globales.
En ambos casos, la clave es ser específico. Evite acumular existencias «por si acaso» y, en su lugar, desarrolle un sistema para estimar con precisión qué equipos y materiales se necesitan para cada trabajo. De este modo, podrá inmovilizar menos efectivo en la obra y reducir el riesgo de cometer los errores mencionados anteriormente. Siga perfeccionando el sistema hasta disponer de una lista detallada de materiales para cada trabajo.